Attester de ses capacités
Attester de ses capacités économiques et financières
C’est la première catégorie qui est demandée par les acheteurs publics. Cette étape permet de rassurer l’acheteur sur votre capacité à intégrer l’exécution du marché dans votre activité, d’une part par rapport à la valeur estimée du marché, et d’autre part, par rapport aux garanties financières que vous pouvez apporter.
Par exemple, confier un marché estimé à 200 000€ a une entreprise qui a réalisé 250 000€ de CA l’année passée sera perçue comme comportant un risque pour l’acheteur, qui pourra douter de la capacité de l’entreprise à gérer un marché unique d’un volume quasiment égal à son chiffre d’affaire.
Dans cette catégorie économique et financière rentrent également en ligne de compte les assurances, et donc, les garanties que vous pouvez apporter en cas de litige. C’est principalement le cas dans les marchés de travaux, où l’acheteur public devra s’assurer que l’entreprise est bien couverte pour les dommages qu’elle pourrait occasionner, et pour un certain montant, relatif au volume du marché.
Notre conseil #1 : avant de vous lancer dans la rédaction d’une offre à un marché public, vérifiez toujours dans le règlement de consultation, les « conditions de sélection des candidatures ». C’est dans cette partie, que les acheteurs peuvent intégrer des exigences minimales, comme un CA minimum à réaliser, ou un plafond d’assurance minimum pour un certain type d’activité, afin de savoir si vous pouvez prétendre à la réponse.
Notre conseil #2 : les capacités économiques et financières peuvent se prouver par tous les moyens. Si par exemple, votre entreprise est en fort développement, et que le bilan de l’année passée n’est pas en accord avec votre capacité économique actuelle, n’hésitez pas à fournir des arrêtes comptables pour justifier de cette évolution, et présenter également les contrats que vous avez pu contracter pour constater cette tendance.
Attester de ses capacités techniques
Dans cette deuxième catégorie, l’acheteur public va vérifier que vous avez les « moyens » de réaliser le marché. Les capacités techniques sont principalement divisées en 2 parties :
Les moyens humains : qui permettent de justifier que vous avez les ressources humaines pour gérer la prestation, en décrivant l’organisation de l’entreprise, les relations entre les personnes, les services, les profils et le niveau de l’encadrement dans la société. Ces moyens humains doivent être présentés également sur les 3 dernières années, pour vérifier la cohérence entre l’évolution du chiffre d’affaires de l’entreprise, et les ressources humaines dont elle dispose.
Les moyens matériels : ils montrent que vous disposez des ressources techniques et matériels pour exécuter le marché. Plusieurs choses peuvent figurer dans la présentation de ces moyens matériels, et seront différents selon l’activité de l’entreprise :
- Les locaux – atelier – espace de stockage, la surface d’accueil, les salles de réunion, l’accessibilité, etc.
- L’outillage individuel, collectif, les machines de production, etc.
- Les véhicules particuliers, de transport, logistique, etc.
- Les moyens de communication, tablettes, téléphone, possibilité de visio-conférence, etc.
- Les moyens informatiques, postes de travail, scanners, imprimantes, etc.
- Les logiciels, licences ou autre, permettant d’utiliser un logiciel ou programme nécessaire à la réalisation de l’activité (logiciel de conception, de PAO, de planification, de montage vidéo, … ), etc.
Ces capacités techniques sont seulement basées sur du déclaratif au stade de la candidature, mais il est important, voir même essentiel, de les agrémenter de documents, photos, fiches techniques, qui permettront à l’acheteur de prendre en considération de façon optimale ces déclarations.
Attester de ses capacités professionnelles
Enfin, concernant cette troisième catégorie des capacités professionnelles, l’acheteur va vouloir s’assurer que l’entreprise a les « compétences » pour réaliser le marché.
Principalement, dans la majorité des marchés publics, ces « capacités professionnelles » seront vérifiées par des références, qui permettront de mettre en avant des réalisations similaires.
Notre conseil : Pour justifier de vos références, il ne faut pas seulement mettre des « noms » d’entreprise. Il faut absolument les présenter sous forme de tableau, en y faisant figurer une description succincte de la prestation, l’année d’exécution, et le montant, à minima. Ces éléments permettront à l’acheteur de bien saisir la taille des prestations, et de les comparer avec le marché en question. De plus, il est fortement conseillé d’accompagner ces références par des attestations de bonne exécution fournies par vos clients, qui viendront attester que ces déclarations sont réelles, et de plus, exécutées dans les règles de l’art.
C’est également dans cette catégorie que l’acheteur peut exiger certains éléments :
- Certificats, par exemple un processus qualité au sein de la structure, ISO 9001, ou autre, etc.
- Qualifications données par des organismes indépendants, pour une spécialité, comme Qualibat, etc.
- Attestations de formation, agréments, etc.
Certains de ces éléments sont nécessaires à l’entreprise pour exercer son activité, d’un point de vue légal (même en dehors du cadre des marchés publics), et sont demandés pour s’assurer que l’entreprise est bien règle vis-à-vis de la loi. C’est le cas par exemple pour les pilotes de drones, qui doivent disposer d’une certification, des entreprises de bâtiment qui doivent disposer d’une qualification pour intervenir en présence d’amiante, ou des entreprises de sécurité devant disposer d’un agrément, et d’autres exemples…
Cependant, l’acheteur ne peut pas exiger des certifications qui n’auraient pas de lien avec l’objet du marché, qui contraindraient les entreprises à disposer de qualifications « inutiles » à la bonne exécution de la prestation. Ces exigences viendraient rompre le principe d’égalité de traitement de candidats, et donc, rendraient la procédure contestable.
Notre conseil : Si vous considérez qu’une certification exigée n’entre pas dans le cadre d’exécution du marché, n’hésitez pas à poser une question à l’acheteur via la plateforme de dématérialisation. Celui-ci pourra soit aller dans votre sens, et retirer cette exigence du règlement de la consultation, soit vous apporter les éléments qui justifieront le fait d’exiger cette qualification.
S’appuyer sur un autre opérateur économique pour justifier de ses capacités
Sachez également que vous pouvez vous appuyer sur une autre entreprise pour justifier de vos différentes capacités ci-dessus. En effet, que ce soit dans le cadre d’un groupement, ou d’une sous-traitance, les capacités des autres entreprises sont prises en compte. Cela peut-être, par exemple :
- Cumul des chiffres d’affaires des entreprises, notamment en groupement
- Moyens humains et matériels globaux
- Localisations et implantations géographiques
- Certifications d’un sous-traitant
Concrètement, une entreprise d’électricité peut s’appuyer sur les capacités professionnelles d’un installateur d’alarme, et donc de ses références, pour répondre à un lot électricité dans lequel l’installation d’une alarme est prévue. De la même manière, dans un marché de création de site internet, dans lequel l’hébergement est compris, une entreprise qui répond pour la conception du site devra présenter l’hébergeur qu’elle compte utiliser en sous-traitance.
Il ne faut donc pas hésiter à répondre en groupement, ou déclarer vos sous-traitants, car même si la constitution du dossier de candidature est plus longue, elle permet de crédibiliser dans un premier temps la recevabilité de votre candidature, mais également, la qualité de votre offre.
Cédric Vaurs – Agence Belvédère