Dématérialisation et signature électronique : quelles conséquences ?

Le 1er octobre. 2018, la dématérialisation prend un tournant important s’agissant des procédures de marchés publics qui s’effectueront dorénavant par voie électronique. Dès lors, est-il indispensable de se doter d’une signature électronique ?

Qu’est ce qu’un certificat de signature électronique ?

Il s’agit, en fait, du pendant numérique de la signature manuscrite. Il permet à la fois d’identifier le signataire, de garantir l’intégrité du document et d’engager le signataire.

Il est important de remarquer que la délivrance s’effectue au profit d’une seule personne et non d’une société. Il convient dès lors de s’assurer que la personne titulaire du certificat dispose de la capacité d’engager la société.

Signature par certificat électronique : une obligation ?

Par principe, sil la signature est requise pour tout document sous forme électronique d’un marché public, il est signé selon les modalités prévues à l’arrêté du 12 Avril 2018.

Il n’existe donc pas d’obligation à proprement parler. Néanmoins, l’acheteur public dispose de la faculté de prévoir dans le règlement de la consultation ou dans l’avis de publicité, l’obligation de l’utilisation d’une signature électronique dans la phase de réponse au marché.

Par ailleurs, il convient de noter que la Direction des affaires juridiques de Bercy recommande vivement aux acheteurs publics de la rendre obligatoire à minima pour la phase d’attribution afin d’éviter toute rematérialisation du contrat.

Il est donc fortement recommandé pour toute entreprise de prendre les devant et de commander un certificat de signature électronique pour ne pas être pris au dépourvu, les délais d’obtention pouvant varier de plusieurs jours à plusieurs semaines.

Comment choisir un certificat de signature électronique ? 

Des certificats de signature qualifiés RGS sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés (Liste des prestataires de certification électronique qualifiés).

Les prix varient en fonction des prestataires. Annuellement, ils oscillent entre 70 € et 130 € et leur durée de validité est généralement de 2 ou 3 ans. Le candidat doit se renseigner, en amont, sur les différentes offres existantes, choisir la plus adaptée techniquement et la plus avantageuse financièrement.

Le CSE est délivré en mains propres pour vérifier l’identité du titulaire du certificat. Celui-ci doit donc être :

• soit le représentant légal de la société (gérant, président, etc.),
• soit toute autre personne qui dispose d’une délégation de pouvoir (à joindre dans le dossier de candidature).

NB :  Si le titulaire du CSE quitte la société, il faut s’en procurer un nouveau.