Le rôle de la candidature dans une réponse

La candidature avant la dématérialisation

Avant la réforme du droit de la commande publique (1^er avril 2016), et l’obligation de dématérialiser les procédures (du moins pour celles d’un montant supérieur à 25 000€ HT, à partir du 1^er octobre 2018), une réponse à un marché public se composait généralement de 3 enveloppes :

• Une enveloppe contenant les documents et les informations de la candidature,
• Une enveloppe contenant les documents et les informations concernant l’offre (une enveloppe par lot),
• Une enveloppe générale, regroupant les deux premières.

C’est pour cette raison, qu’encore à l’heure actuelle, il est utilisé comme vocabulaire par les acheteurs publics « enveloppe de candidature », et « enveloppe d’offre » (ou liasse selon certains).

Et même si ces « enveloppes » ont disparues, elles sont toujours présentes dans la cadre des réponses numériques. En effet, la plupart des plateformes de dématérialisation proposent lors du dépôt, de charger les documents de la candidature dans un dossier, puis, ceux de l’offre (ou des offres) dans un (ou des) autre(s).

Si ce principe de séparation n’a pas disparu, c’est qu’il a toujours un rôle essentiel dans l’analyse et l’attribution des marchés publics.

A quoi sert la candidature dans les marchés publics ?

La candidature est une étape du processus de sélection des candidats nécessaire à l’acheteur pour juger des capacités financières, techniques et professionnelles.

Cette étape permet d’éviter à l’acheteur d’analyser et de juger des offres d’entreprises qui n’auraient pas la possibilité d’exécuter le marché, faute de moyens humains et matériels suffisants, d’une trop grande charge de travail par rapport à la taille et l’activité de la structure, ou faute de qualifications professionnelles suffisantes.

C’est également une étape qui permet à l’acheteur de « découvrir » l’entreprise, sa structuration, ses moyens, ses références, et de pouvoir se faire une première opinion de l’entreprise en jugeant son sérieux.

Principe de non-porosité entres les enveloppes de candidature et d’offre

Pour comprendre ce principe, il faut rappeler comment se passait une commission d’appel d’offre, à l’époque de ces « enveloppes » papiers.

Dans un premier temps, le collège de représentants participant à cette commission (généralement service émetteur du besoin, service des marchés publics, et des élus ou représentant de l’entité publique) constatait tout d’abord la validité de la candidature, c’est-à-dire, si l’entreprise était admise ou non au stade de l’analyse des offres. Pour ce faire, ils ouvraient donc l’enveloppe de candidature contenant les éléments permettant de juger de ces capacités.

Si la commission jugeait (selon des critères établis), que l’entreprise n’était pas en mesure de présenter une offre, l’enveloppe contenant celle-ci n’était même pas ouverte.

A l’image de ces commissions « papiers », il n’existe donc pas de porosité entre les « enveloppes » numériques de candidature et d’offre. Ainsi, si des documents attestant de vos capacités sont présents uniquement dans l’offre, vous pouvez voir votre candidature rejetée dès le premier stade d’analyse, car la commission ne pourra pas récupérer ces documents, et vous n’aurez donc pas la possibilité de rentrer en concurrence avec les autres entreprises, pour l’analyse de vos offres, objets du marché.

Notre conseil : nous conseillons de doubler certains documents, qui peuvent avoir une nécessité dans la candidature et dans l’offre. Par exemple, concernant des certificats de qualifications, qui permettent de juger et de valider vos capacités professionnelles lors de l’analyse des candidatures, ils pourront également servir à justifier certaines méthodologies présentées dans l’offre.

Le cas des marchés restreints

Certaines procédures du code de la commande publique permettent de bien scinder la candidature et l’offre : c’est le cas des procédures restreintes, dont l’objectif principal est de limiter le nombre de candidats pouvant présenter une offre, en jugeant dans un premier temps leurs capacités.

Ces procédures ont lieu en deux temps :

• Le premier pour le dépôt des candidatures, avec une première date limite, où l’acheteur pourra sélectionner les candidats admis, sur la base de critères qu’il aura défini dans le règlement de consultation de la candidature,
• Le second avec l’analyse des offres, avec une seconde date limite, et après la publication d’une consultation « seconde phase », uniquement disponible pour les candidats sélectionnés.

On voit, avec ces procédures, qu’il est important, pour ne pas dire essentiel, de bien préparer sa candidature, si ce n’est pour être sélectionné, au moins pour montrer le sérieux de l’entreprise dès le début de la procédure.

Cédric Vaurs – Agence Belvédère